Hoàn thiện quy trình định mức nguyên vật liệu nhằm kiểm soát tồn kho và tối ưu chi phí tại Công ty TNHH Kureha Việt Nam

Abstract

Công tác định mức nguyên vật liệu và kiểm soát tồn kho đóng vai trò then chốt trong quản trị chi phí tại các doanh nghiệp chế xuất, đặc biệt trong bối cảnh tuân thủ pháp lý ngày càng được siết chặt. Công ty TNHH Kureha Việt Nam (KVC) – một doanh nghiệp FDI hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bao bì nhựa kỹ thuật cao – hiện đang vận hành hệ thống kế toán dựa trên phần mềm SAP ERP. Tuy nhiên, thực tế cho thấy quy trình xác lập và vận hành định mức nguyên vật liệu tại KVC vẫn tồn tại nhiều bất cập, ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu kế toán, khả năng kiểm soát chi phí, cũng như mức độ tuân thủ quy định của cơ quan Hải quan. Đề tài đã xác định hai vấn đề nổi bật: (1) định mức nguyên vật liệu chưa phản ánh đúng mức tiêu hao thực tế trong sản xuất, và (2) chênh lệch đáng kể giữa số liệu tồn kho ghi nhận trên hệ thống kế toán và dữ liệu do cơ quan Hải quan quản lý. Các vấn đề này không chỉ làm gia tăng chi phí sản xuất và rủi ro truy thu thuế, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Trên cơ sở đó, nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng, đo lường mức độ sai lệch, và khám phá nguyên nhân gốc rễ của các sai lệch trong hệ thống kế toán chi phí tại KVC. Phương pháp nghiên cứu được áp dụng theo hướng hỗn hợp, kết hợp giữa định tính (phỏng vấn chuyên sâu với các bộ phận liên quan) và định lượng (phân tích dữ liệu thực tế của 100 mã hàng trong giai đoạn 2022–2023). Kết quả kiểm chứng cho thấy 100% mã hàng khảo sát có mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế cao hơn định mức kế hoạch, với mức chênh lệch trung bình khoảng 16%. Đồng thời, tỷ lệ sai lệch tồn kho giữa kế toán và Hải quan trong các năm gần đây dao động từ 16% đến 18%, cao hơn nhiều so với ngưỡng kiểm soát nội bộ 5%. Nguyên nhân cốt lõi được xác định bao gồm: phương pháp xác lập định mức mang tính dự toán lý thuyết, thiếu quy trình cập nhật định mức theo dữ liệu thực tế, chưa có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận kế toán – sản xuất – xuất nhập khẩu, và hệ thống ERP chưa phát huy đầy đủ vai trò trong cảnh báo sai lệch và tích hợp dữ liệu. Các nguyên nhân này được xác nhận thông qua phân tích sơ đồ nhân quả (Fishbone), cây nguyên nhân – hệ quả, cũng như phỏng vấn trực tiếp với Giám đốc Tài chính và Kế toán trưởng. Từ kết quả nghiên cứu, đề tài đề xuất bốn nhóm giải pháp: (1) cập nhật định mức dựa trên dữ liệu tiêu hao thực tế, (2) chuẩn hóa và tích hợp dữ liệu giữa các phòng ban, (3) tăng cường kiểm soát nội bộ và rà soát định kỳ sai lệch, và (4) nâng cấp hệ thống SAP ERP để tự động hóa việc theo dõi và đối chiếu. Các giải pháp này được xây dựng theo hướng khả thi, bám sát điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo mục tiêu kiểm soát tồn kho hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật trong mô hình doanh nghiệp chế xuất