Giải pháp cải thiện tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Khách sạn The Secret Côn Đảo

Abstract

Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) là công cụ quản trị quan trọng, giúp doanh nghiệp (DN) đạt mục tiêu đề ra, sử dụng hiệu quả nguồn lực và hạn chế rủi ro. Trong ngành khách sạn (KS) đặc biệt là tại KS The Secret Côn Đảo, HTKSNB trong chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy hệ thống tại đơn vị còn nhiều hạn chế: quy trình chưa chặt chẽ, nhân sự thiếu năng lực chuyên môn, giám sát chưa được thực hiện đầy đủ và thông tin liên lạc chưa kịp thời, dẫn đến chi phí gia tăng và chất lượng dịch vụ suy giảm. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết phải nghiên cứu, đánh giá và đề xuất giải pháp cải thiện. Mục tiêu của đề án là phân tích thực trạng, xác định nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong HTKSNB tại KS, từ đó đề xuất giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống. Nghiên cứu được thực hiện theo phương pháp hỗn hợp, kết hợp định tính (phân tích tài liệu, phân tích SWOT, phỏng vấn tay đôi, phỏng vấn nhóm, mô hình hóa quy trình, phân tích tình huống) và định lượng (khảo sát thang đo Likert 5 mức độ, phân tích thống kê bằng Excel) để khám phá, xác thực vấn đề và nguyên nhân. Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng sự kém hiệu quả của HTKSNB bắt nguồn từ những yếu kém trong cả năm thành phần cấu thành hệ thống, bao gồm: (i) môi trường kiểm soát chưa đầy đủ, chính sách nhân sự và cam kết về năng lực còn hạn chế; (ii) công tác đánh giá rủi ro chưa được triển khai thường xuyên và toàn diện; (iii) hoạt động kiểm soát còn thiếu sót, quy trình chưa hoàn thiện; (iv) hệ thống thông tin - truyền thông nội bộ chưa đảm bảo tính kịp thời, chính xác và thuận tiện truy cập; (v) hoạt động giám sát chưa được chú trọng và thiếu cơ chế theo dõi định kỳ. Trên cơ sở đó, đề án đề xuất ba nhóm giải pháp trọng tâm: (1) Xây dựng chính sách nhân sự và cam kết về năng lực; (2) Tăng cường thực hiện giám sát thường xuyên và định kỳ; (3) Thiết lập hệ thống thông tin và truyền thông đảm bảo chất lượng, chính xác, nhanh chóng và thuận lợi trong truy cập. Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa thực tiễn quan trọng trong việc giúp Ban lãnh đạo KS The Secret Côn Đảo nhận diện rõ thực trạng, có cơ sở khoa học để triển khai giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát, cải thiện chất lượng dịch vụ và tối đa hóa lợi nhuận. Đồng thời, nghiên cứu cũng bổ sung thêm minh chứng thực nghiệm cho các công trình nghiên cứu về HTKSNB trong lĩnh vực KS tại Việt Nam.