Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: trường hợp Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh

Abstract

Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, một trong những nội dung cải cách hành chính, để tiến tới chính phủ điện tử đang được Chính phủ đẩy mạnh, gần đây nhất là Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc chủ trì hội nghị Ban chỉ đạo cải cách hành chính ngày 21/2/2019 (Văn phòng chính phủ, 2/2019). Đề tài nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong các tổ chức thuộc khu vực công đã được thực hiện ở nhiều nước như Malaysia, Hàn Quốc, Úc, Đức, Estonia, v.v. Tuy nhiên, tại Việt Nam, đề tài này còn mới và chưa có nhiều nghiên cứu. Tác giả thực hiện nghiên cứu “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp UBND quận Bình Thạnh” trên cơ sở kế thừa các kết quả nghiên cứu trước, tác giả đề xuất mô hình nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu bao gồm nghiên cứu định tính điều chỉnh thang đo phù hợp với bối cảnh nghiên cứu tại UBND quận Bình Thạnh. Nghiên cứu định lượng được thực hiện bởi 193 phiếu khảo sát hợp lệ. Tác giả kiểm định độ tin cậy của dữ liệu nghiên cứu, phân tích nhân tố khám phá, phân tích hồi quy, kiểm định sự khác biệt của các biến định tính bằng phần mềm SPSS 20.0. Kết quả kiểm định và phân tích hồi quy bội cho thấy 05 yếu tố có ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, đó là: (1) sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, (2) quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, (3) sự hợp tác, tham gia của các phòng ban, (4) nhận thức, thực hành của cán bộ công chức, và (5) công nghệ. Từ kết quả phân tích, tác giả đề ra một số hàm ý quản trị nâng cao việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính, nâng cao năng lực cơ quan hành chính nhà nước trong việc cung cấp các dịch vụ công thuận tiện, nhanh chóng và chất lượng cao, từng bước xây dựng chính phủ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.